“Wir sind unser eigener

Organisationsberater!”

 

Wie geht das denn?

Der processemotion-Baustein “Struktur und Organisation” beruht auf folgenden Überlegungen:

Um Geschäftsprozesse zu verbessern, ist der realistische Blick auf den IST-Zustand einer Organisation unvermeidlich. Nicht wie die Ablauforganisation sein sollte, sondern die augenblickliche Wirklichkeit ist der beste Ausgangspunkt, um den Weg zu den notwendigen Verbesserungen zu finden. Dabei sind die Mitarbeiter diejenigen, die die Geschäftsprozesse und ihre Schwachstellen am besten kennen. Dieses Wissen gilt es zu mobilisieren und wahrheitsgemäß zu dokumentieren, ohne sich von alten Gewohnheiten leiten zu lassen, sondern die Kreativität der “Prozesseigner” zu nutzen, qualifizierte Organisationsverbesserungen zu erarbeiten.

Der Workshop “Struktur und Organisation”

Vorbereitung

Der erste Schritt ist die Vorbereitung des Workshops mit den im Unternehmen für die Organisation Verantwortlichen:

  • Herstellung eines Überblicks über den gesamten Geschäftsablauf und seine organisatorische Gliederung
  • Insbesondere werden die strategischen und entscheidend wertschöpfende Kernprozesse fokussiert
  • Erfassung der bekannten Schwachstellen
  • Fixierung des bestehendes Organigramms und Zuordnung der Mitarbeiter zu den o.a. Geschäftsprozessen
  • Benennung der entscheidenden Prozessinhaber
  • Aus diesen Informationen wird der Ablaufplan erstellt, der die im Workshop zu analysierenden und zu optimierenden Geschäftsprozesse, sowie die personelle Zuordnung der Teilnehmer zu den Arbeitsgruppen enthält.

Impressionen

Durchführung

Der Workshop „Struktur und Organisation“ gliedert sich wie folgt:

  • Einweisung der Teilnehmer in das Verfahren zur Erfassung und Dokumentation der Geschäftsprozesse, der Ermittlung und Kennzeichnung der organisatorischen Schwachstellen und die Erstellung eigener Verbesserungsvorschläge.
  • Moderierte Geschäftsprozessanalyse und Dokumentation der Verbesserungsvorschläge, die die Teilnehmer erstellen. In diesem Rahmen können typischerweise auch Vorschläge zur Digitalisierung erarbeitet werden.
  • Präsentation der Ergebnisse der Geschäftsprozessanalyse und Vorstellung der Verbesserungsvorschläge vor den Entscheidungsträgern.

Der Nutzen

Qualifizierung der Mitarbeiter zur eigenständige Prozessanalyse
Realistische, anschauliche und jederzeit aktuelle Dokumentation
Das Prozesswissen bleibt im Unternehmen und nicht bei externen Experten
Kosten für externe Beratung können eingespart werden
Förderung der Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter
Automatische Erzeugung von zahlreichen Verbesserungsvorschlägen
bessere Integration der Mitarbeiter in Geschäftsprozesse
Förderung des abteilungsübergreifenden Verständnis
Förderung des prozessorientierten Denken und Handelns
Schaffung von Grundlagen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Initialisierung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

Und wie lange dauert das?

Der übliche zeitliche Aufwand für eine Workshop “Struktur und Organisation” sind 16 Stunden. Idealerweise begibt man sich in eine Tagungsmöglichkeit außerhalb des Unternehmens und arbeitet zwei Tage am Stück. Es ist allerdings auch möglich in jeweils 4 mal mindestens 4-stündigen Veranstaltungen sehr gute Ergebnisse zu erzielen. Allerdings sollten diese Intervalle maximal etwa wöchentlichen durchgeführt werden, um jeweils “in Thema” zu bleiben.

Für die Vorbereitung sollten die für die Unternehmensorganisation Verantwortlichen einen Aufwand von etwa 6 Stunden einplanen.

Teilnehmerstimmen